Problemas - Como enfrentarlos

Gestionando los problemas

PROBLEMA

La Real Academia de la Lengua define la palabra Problema, entre otros, como una proposición o dificultad de solución dudosa.

La vida nos plantea problemas constantemente; están los grandes, los pequeños, los que agrandamos y los que empequeñecemos, los que no queremos ver, los hay sociales, políticos, familiares, de pareja, de comunicación, los denominados del primer mundo, los que engloban muchos problemas, los que son causa de otros problemas, los que creemos que son problema, pero no lo son, etc…

Las organizaciones se ven afectadas directa e indirectamente por los problemas, para ello, vamos a analizar las generalidades de los problemas que nos permitan solventarlos de una forma práctica, productiva y eficaz en 5 pasos.

1.     Identificar los problemas

Todos los problemas tienen la misma estructura; una o varias causas, y uno o varios efectos. Como característica común, todos tienen solución, sino, no es un problema, descártalo, es una situación o la consecuencia de un problema verdadero, en cuyo caso, la organización tendría que desviar la atención en ese sentido.

Separa los problemas sencillos de los complejos, los complejos pueden tener varias causas y también varios efectos, o ser un conjunto de otros problemas y sí mismo hay que solucionar.

2.     Buscar la herramienta más adecuada para la identificación del problema

Las dos herramientas más conocidas son El árbol de problema y Diagrama de espina de pescado, del Ingeniero Ishikawa, personalmente, me gusta más hacer el árbol de problemas para los fáciles y el diagrama de Pez para los que son más complejos. Pero, ambos son igual de útiles y fáciles para estructurar el problema y permite analizarlo de una manera más visual. Estas herramientas son muy útiles cuando se deben mostrar al equipo de trabajo o a otras personas de la organización.

3.  Identificación de las causas y efectos

Primero sacamos todas las causas posibles que generan el problema, no hay  idea mala, no hay causa pequeña que no valga la pena analizar, pues, a veces pueden tener grandes consecuencias.

Para el análisis de las consecuencias hay que ser muy cuidadoso porque muchas personas suelen poner solo la que ha alertado del problema, y puede haber muchas más consecuencias que no hayamos detectado, por eso, es importante que involucres a todos los equipos de trabajo que tengan que ver con el proceso donde tenga origen o incidencia el problema a analizar.

4.     Solución del problema

Si el problema es de fácil solución, se efectivo y diligente y solucionalo con la menor demora.

Si el problema es complejo, planifica la solución teniendo en cuenta lo siguiente:

• Utiliza todas las herramientas de las que disponga tu organización

• Pon las tareas con calendarios

• Has seguimiento continuo de las tareas

• Apresúrate a modificar procedimientos

• Usa toda la creatividad de tu equipo de trabajo

• Involucra al equipo en la solución

• Concientiza a todos de las consecuencias de los problemas

• Busca causas, no culpables

• Toma decisiones importantes, innovadoras y creativas para los problemas complejos, no temas cambiar de proveedores, servicios, productos, reestructurar áreas…

• Aplica la célebre frase de Albert Einstein “Locura es hacer lo mismo una y otra vez esperando obtener resultados diferentes”

• Comprueba constantemente que la solución es efectiva, monitoriza y haz los cambios oportunos para corregir.

5.     Prevenir que vuelva a ocurrir

Si ha ocurrido una vez, puede ocurrir una segunda. Si el análisis de las causas ha sido correcto, podemos implantar un plan para prevenir que este problema vuelva a ocurrir, incluso, podemos prevenir que ocurran problemas similares. De nada sirve corregir un error si no hemos aprendido la lección, de ahí, la importancia de hacer al equipo de trabajo parte de la solución.